LETTERA DI BENVENUTO PER GLI OSPITI
Come scrivere una convincente lettera di benvenuto per i nostri ospiti
Nell’era del Covid-19 abbiamo la necessità di rimodulare la comunicazione con i nostri ospiti.
Prima dell’arrivo del virus, ciò che caratterizzava l’accoglienza era la richiesta di “vicinanza” da parte nei nostri clienti: sentirsi riconosciuti, accolti e trattati in modo esclusivo. Il Covid-19 ha annullato tutto questo. Ed ecco che dobbiamo “ritarare la macchina”.
Assicurare e offrire un’esperienza indimenticabile agli ospiti, è oggi uno degli obiettivi più importanti per ogni albergatore. Per poter raggiungere questo obiettivo, gli operatori dell’accoglienza devono conoscerne bisogni e desideri, così da personalizzare, proprio su questi, la loro esperienza.
Tra le tante cose da fare, una piccolissima risulta molto importante, e cioè scrivere una personale lettera di benvenuto per ogni ospite, che si sentirà preso in considerazione sin dal primo momento.
Oggi parleremo insieme di come e di cosa scrivere in questi messaggi di benvenuto per i nostri ospiti, cosa non può mancare nella nostra lettera di benvenuto?
Messaggio personalizzato
Scrivere un messaggio personalizzato verso gli ospiti è la prima cosa da fare. Niente di meglio che aprire la lettera dando il benvenuto all’ospite per nome, ma non solo; sfruttando le registrazioni dati memorizzate all’interno dei nostri sistemi PMS o CRM potremmo, per esempio, riuscire a riconoscere un cliente nuovo da un cliente affezionato e dar loro due diversi livelli di saluto e importanza, per rafforzare l’idea di vicinanza ad ognuno di loro tramite il ricordo.
Un vecchio cliente che ritorna è una grande ricchezza per la struttura, ed è sinonimo che il lavoro svolto deve continuare in una direzione sempre più mirata alla fidelizzazione. Per fare ciò, nella lettera potrebbero essere inserite offerte speciali o benefit aggiuntivi per ringraziare l’ospite per il suo ritorno e la continua fiducia prestata nei nostri confronti.
Il valore economico dell’offerta, a questo punto, non avrà importanza per l’ospite che sarà già soddisfatto e contento di aver scelto noi.
Creare delle lettere personalizzate sembra un lavoro complesso, ma non lo è. Una volta impostati i parametri e le varie offerte non ci resta che mixare e comporre a nostra discrezione i pacchetti specifici per ogni ospite, tenendo conto di vari fattori tra cui: fattore anagrafico, culturale, ecc. per mirare dritti ai diversi bisogni.
Incoraggiare l’utilizzo dei Social Media
I Social media sono oggi un ago fondamentale a favore dello sviluppo economico di ogni impresa, comprese quelle alberghiere. Non è possibile pensare ad una strategia di marketing e pubblicità senza considerare la potenza di queste piattaforme.
La nostra lettera è un ottimo veicolo per incoraggiare gli ospiti a seguire le nostre pagine social, ma anche e soprattutto, per indurre loro a produrre contenuti (foto e video) contenenti i nostri tag diretti, così da far girare sul web le nostre pagine social a costo zero!
Non è un lavoro semplice, richiede tempo e tanta creatività per realizzare concorsi oppure omaggi per incentivare la produzione di contenuti da parte degli utenti, ma il risultato nel lungo tempo sarà sicuramente molto soddisfacente!
Rendersi facilmente raggiungibile
Molti viaggiatori del nuovo secolo sanno che, per fare qualsiasi richiesta possono chiamare la reception dalla loro stanza con un tasto, ma se in un momento di relax fuori dalla loro camera, dovessero aver bisogno di un servizio imminente, come potrebbero fare?
La risposta oggi grazie ad Internet, è semplice. Basta fornire loro un numero di cellulare da poter contattare rapidamente via Messaggio o Whatsapp per ogni necessità, richiesta o bisogno.
Implementare la funzionalità di messaggistica diretta con i propri ospiti, è il miglior modo per coinvolgerli e renderli protagonisti di un servizio utile e soprattutto compreso nei servizi della struttura.
Come per i social media, inserire nella lettera la presenza di questo servizio, metterà i nostri ospiti nelle condizioni di sentirsi in buone mani e in un posto pronto a comunicare e a soddisfare ogni loro desiderio.
Come impostare la nostra lettera
La lettera deve essere breve, coincisa ed esaustiva… dritta al punto senza giri di parole.
Ricordiamo che i nostri ospiti non sono in hotel per leggere le nostre dediche, ma per vivere un’emozione e che, la nostra lettera deve essere utile ad informarli in modo diretto e sincero su chi siamo e cosa offriamo loro.
Il formato è molto semplice ed include: una parte di saluti in apertura, una parte centrale contenente informazioni, pacchetti e messaggi più importanti, e una conclusione che rimanda alle nostre pagine social e indica tutti i numeri utili in caso di qualsiasi necessità.
Il Post Scriptum possiamo sfruttarlo per inserire offerte promozionali importanti, o messaggi che non possono essere trascurati. Solitamente la parte iniziale e finale di una lettera sono quelle maggiormente memorizzate, sfruttiamo questa cosa a nostro favore!
Come ben sappiamo, oggi gli ospiti sono molto più esigenti rispetto al passato e soprattutto, hanno aspettative molto alte rispetto all’esperienza che vivranno nel viaggio.
La chiave del successo è non lasciare indietro nessun particolare, per riuscire a fare bene e meglio dei nostri competitor di zona e non.
L’idea di una lettera personalizzata è un piccolo ma importante fattore per fidelizzare gli ospiti; risulteremo attenti, empatici ed indimenticabili, offriremo quel valore aggiunto che i nostri clienti desiderano!